A kimenő levelek nyilvántartása kötelező dokumentum. Összeállításának szabályait az Orosz Posta állapítja meg, és az f.103 formájában tükröződik. Erre a dokumentumra akkor is szükség van, ha még egy kis tételnyi levelet is küld.
Utasítás
1. lépés
Hozzon létre egy preambulumot a dokumentumához. A nyilvántartás ezen részének tartalmaznia kell a feladóval kapcsolatos információkat, vagyis a vállalat nevét, jogi formáját rövidített formában, annak a cégnek a vezetőjét, vezetéknevét és védőszavát, amelyben dolgozik. Jelölje meg a dokumentum összeállításának dátumát is.
2. lépés
Töltse ki a dokumentum fő részét, amely egy táblából áll. A táblázatos szakasznak a következő oszlopokat kell tartalmaznia: rekord sorozatszám, kinek, irányítószám, levél / értesítés, postai jel. Az első oszlop kitöltése egyszerű: tegye le a táblázat összes rekordjának végpontok közötti számozását. Az utolsó számnak meg kell egyeznie a küldött e-mailek számával. A második oszlopba felírja vállalkozásának címzettjeinek adatait: jogi személyek nevét vagy magánszemélyek vezetéknevét, nevét és védőszavát. Feltétlenül töltse ki a harmadik oszlopot. Ehhez először nem csak annak a címét kell megtudnia, akinek a levelezést el kell küldeni, hanem az irányítószámát is. Az index megadása nélkül a postának joga van nem fogadni el a levelet. A következő oszlopban adja meg a küldeni kívánt levelezés típusát. Nem szükséges kitölteni az utolsó oszlopot. Ezt a postai alkalmazottnak kell ellenőriznie, aki elfogadja Öntől a leveleket.
3. lépés
Ellenőrizze a nyilvántartás helyességét és adja át a postai dolgozónak. Most ellenőriznie kell a dokumentumba beírt adatok helyességét, és meg kell tennie a megfelelő jeleket. A nyilvántartáson kívül vegye át a posta alkalmazottai által a belső postai előírásoknak megfelelően készített dokumentumokat. Ez a dokumentum nem lesz felesleges a levelezés mozgásának személyes elszámolása szempontjából. Csatolja a nyugtát a nyilvántartáshoz, és iktassa be egy speciális mappába, amelyben a kimenő levelek számítanak.
