A modern ember kénytelen e-mailt használni. Enélkül lehetetlen regisztrálni különféle internetes projektekbe, fiókokat létrehozni a közösségi hálózatokon és teljes értékű üzleti életet élni. Ahol nagy az információáramlás, ott szabályoknak kell lennie a rend fenntartására.
Megpróbálta már megszámolni, hogy hány e-mail érkezik a postaládájába naponta? Néha számuk meghaladja a százat, és ez nem a határ. Teljesen nyilvánvaló, miért nehéz igazán fontos betűket találni egy ilyen információáramlásban. Hogyan tehet rendet a levelében, és elkerülheti a jövőben ennek a káosznak a megismétlődését?
A probléma gyökere
Az e-mail egy klasszikus kommunikációs csatorna, amelyen keresztül az információcsere szakmai környezetben folytatódik. E-mailünkre értesítéseket, projektdokumentációt, fizetési számlákat, leendő üzleti partnerek kapcsolattartóit stb. Kapunk. Az e-mailben megjelenő káosz rendetlenséget okoz a fejében: nem gyűjtheti össze gondolatait, nem emlékszik fontos adatokra, könnyű valamit elfelejteni, nehéz valamit megtalálni …
Ezért hiányzik az idő és az egyszerű ingerlékenység. Akkor miért nem rendezi be egyszer az e-mailt, majd csak folyamatosan tartja fenn? Hidd el, öröm ilyen levelekkel dolgozni!
A dolgok rendbetétele
Szokás, hogy a beérkező leveleket kategóriákba rendezi: munka, személyes, szórakozás, érdekes stb. Akár el is kezdheti a levelek rendezését vezetéknév szerint, ha nagyon szüksége van rá. Ügyeljen arra, hogy szolgáltatása szabványos címkéit használja: jelölje meg a betűket fontosnak, tegye őket csillagokkal és egyéb megkülönböztető jelekkel. Ne hagyjon felesleges e-maileket az általános könyvtárban - azonnal jelölje meg "spamként". Az sem árt, ha leiratkozik a felesleges levelekről.
Tanuljon meg betűcsoportokkal dolgozni. Csak jelöljön ki bizonyos számú hasonló tulajdonságú fogadott levelet, és küldje el külön könyvtárba, törölje vagy jelölje meg őket. Ez segít hatékonyan megoldani a zavart problémát a beérkező e-mailek nagy áramlásában.
Ha fontos e-maileket kap, de nem tud azonnal válaszolni, jelölje meg őket a leggazdagabb szabványos címkével: A legközelebbi levélkezdéskor először észreveszi őket, és megválaszolja őket. Ha ezt nem teszi meg azonnal, akkor a fontos betűk elvesznek mások között, és akkor cserbenhagyja az illetőt, vagy nem lesz ideje fontos dologra.
Vannak olyan levelek, amelyeket egyáltalán nincs értelme tárolni. Ha pontosan tudja, hogy a kapott levél egyértelműen spam, akkor azonnal törölje, anélkül, hogy kinyitná. Ellenkező esetben minden alkalommal belebotlik, és pazarolja az idejét a cím újraolvasására. Az egyik levél kötetében néhány másodpercet tölt el, de amikor sok van belőlük, az időpazarlás meglehetősen kézzelfoghatónak bizonyul.
