A más magánszemélyekkel és jogi személyekkel való kommunikációhoz a szervezetnek elektronikus, és néha rendszeres postafiókra van szüksége. Az első beállítható saját vagy külső szerveren, a második pedig a helyi postán.
Utasítás
1. lépés
Ha a szervezetnek saját domain neve van, akkor a postaládát a sendmail program vagy hasonló program futtatásával szerezheti be a szerveren. Maga a levélkiszolgáló egyaránt elhelyezhető a szervezet területén és a tárhelyszolgáltató szervertermében. A program ugyanazon a szerveren is futtatható, amely a hivatalos weboldal nyilvánosságra hozatalára szolgál. A lényeg, hogy DNS-rekord készüljön róla. Utasítsa a szervezet rendszergazdáját, hogy hozzon létre fiókokat ezen a szerveren a szervezet különböző személyei számára. Jelölje meg a kapott e-mail címeket a hivatalos weboldalon. Ez az opció tekinthető a legrangosabbnak (a címek ugyanazon a második szintű tartományon helyezkednek el, mint a webhely), azonban a postaládák megbízható védelme érdekében a spamektől és a vírusoktól a rendszergazdának sok erőfeszítést kell tennie.
2. lépés
Az e-mail doboz létrehozásának valamivel kevésbé tekintélyes lehetősége a szolgáltató megfelelő szolgáltatásainak igénybevétele, amely a szervezet számára internet-hozzáférést biztosít (ne tévessze össze a tárhely szolgáltatójával). Ezután a címek ugyanazon a második szintű tartományon helyezkednek el, mint a szolgáltató webhelye. Felhívjuk figyelmét, hogy a postafiókok fogadásának ezen módszerének legfőbb hátránya a kis mennyiség. Időszerű takarítás hiányában gyorsan túlcsordulnak, és ha szerepelnek a spammerek listáján, címüket nehéz megváltoztatni másokra.
3. lépés
Az e-mail dobozok megszerzésének legkevésbé rangos, de egyben legkényelmesebb módja a szervezet számára a nyilvános levelező szerverek használata. Szolgáltatásaikat ingyenesen nyújtják, és meglehetősen magas színvonalú védelmet nyújtanak a spam, és néha a vírusok ellen. Egy ilyen kiszolgálón létrehozható doboz térfogata több gigabájt lehet. Ezen szerverek némelyike (például a Gmail) kevésbé tekinthető tekintélyesnek, mint mások.
4. lépés
Függetlenül attól, hogy melyik kiszolgálón található a postaládája, fontos, hogy biztonságban legyen. Adjon meg egy erős jelszót, és adjon meg egy véletlenszerű karakterláncot válaszként a biztonsági kérdésre. Rendszeresen változtassa meg a jelszavát.
5. lépés
Papíralapú levelezés fogadásához vegye fel a kapcsolatot a szervezethez legközelebbi postahivatallal postafiók létrehozása érdekében. Miután megkapta a dokumentumokat, beleértve a szerződés űrlapját, töltse ki az összes szükséges papírt. A weboldalon tüntesse fel az irányítószámot és a postafiók számát. Ne felejtsen el időben fizetni érte.
