Az emberek gyorsan megszokják az e-mailt. Az este folyamán tucatnyi vagy annál több üzenetet válthat, a barátokkal és rokonokkal folytatott levelezés gyakran hasonlít a szóbeli párbeszédre. Az üzleti levelek összeállításakor azonban be kell tartania az illemtan szabályait, és ezek körülbelül megegyeznek az e-mail és a normál levelezés esetében.
Szükséges
- - internetkapcsolattal rendelkező számítógép;
- - telefonkönyv.
Utasítás
1. lépés
Mondja el az üzenet célját. Nem szükséges leírni, de világosan meg kell értenie, hogy szeretne-e új szerződést kötni, új ügyfeleket szerezni, új alkalmazottat felvenni, igényt támasztani vagy egyszerűen gratulálni a partnereknek az ünnephez.
2. lépés
Gondoljon arra, hogy pontosan kik kapják meg a levelét Alakja nagyban függ ettől. Lehet, hogy egyáltalán nem kell semmit írni, de elég lesz telefonon felhívni, egy speciális fórumon megbeszélni a helyzetet, vagy személyesen megoldani a kérdést.
3. lépés
Válassza ki a levél típusát. A fogyasztó számára ez lehet egy termék vagy szolgáltatás ajánlata, egyéb reklám jellegű információ. Felmérést végezhet. A bankok gyakran emlékeztetik az ügyfeleket az adósságokra vagy az új hitelezési feltételekre. Információt küldhet az üres álláshelyekről és a munkába állásról szóló értesítést annak a személynek, akit szeretne látni a csapatában. Néhány üzenetet a cég alkalmazottjának írásban kell megkapnia. Ezek fegyelmi információk és csökkentési figyelmeztetés. A partnerek általában új javaslatokat, panaszokat és bocsánatkéréseket kapnak.
4. lépés
Az üzleti levélnek tartalmaznia kell bizonyos részleteket, ezért jobb, ha azonnal kidolgozza az űrlapokat. A kitöltött űrlap elküldhető e-mailben mellékletként, vagy kinyomtatható és elküldhető rendes levélként normál vagy hitelesített levélben. A tetején legyen a cég neve, vagy még jobb - a logó. Valamivel lejjebb van a dátum és a szám, és ha szükséges, akkor a hálózati erőforrásokra mutató linkek (például, ha a szerződés vagy az ajánlati dokumentáció feltételei felkerülnek a hivatalos weboldalra). Jobb, ha megtartja a levél tárgyának oszlopát. Legyen merész. Ez lehetővé teszi a címzett számára, hogy gyorsan navigáljon a dokumentumokban, amelyeket minden nap aláírás céljából elküldnek neki.
5. lépés
Adja meg annak a személynek a vezetéknevét, utónevét, családnevét és beosztását, akinek a levelet szánják. Számos cégnek van saját weboldala vagy legalább honlapja az interneten. Valószínűleg vannak kapcsolatok. Felhívhatja a titkárt, és megtudhatja, hogy az alkalmazottak közül melyik érintett az adott kérdésben. Lehet, hogy a cégnek vannak névadói és akár alkalmazottai is, akiknek ugyanaz a vezetéknevük és kezdőbetűjük.
6. lépés
Kezdje a levelét személyes névvel és névvel. Helyénvaló lenne hozzáilleszteni a "tisztelt" szót, még akkor is, ha fegyelmi eljárást írt. A bevezető részben emlékeztesse a címzettet az előző kapcsolatfelvételre, még akkor is, ha az már régen történt. Lehetséges, hogy ez az alkalmazott sok problémával foglalkozik. Lehetőséget kell adni neki a tájékozódásra, és egyúttal megmutatni, hogy nagyra értékeli az idejét. Ez lehet egy link egy adott napon aláírt szerződéshez, vagy egy üzenet, hogy a webhelyen közzétett önéletrajzot a vezetőség megvizsgálta. Ha választ ír, kérjük, jelezze, hogy a válaszadó melyik lépést hajtotta végre.
