Az irodai dolgozóknak gyakran faxot kell küldeniük. Az esetek teljesen különbözőek lehetnek, de mi a teendő, ha először szembesül ilyen problémával, és fogalma sincs arról, hogyan küldhet levelet faxra.
Utasítás
1. lépés
Írja össze levelét MS Word-ben, az MS Publisher alkalmazásban a cég logójának hozzáadásához használható sablonnal. Használja az MS EXEL alkalmazást, ha táblázatokat kell készítenie és faxolnia. Ha képeket küld, azoknak.jpgG kiterjesztéssel kell rendelkezniük.
2. lépés
Ne feledje, hogy a faxolható szabványos levél mérete A4-es méretű. Az íráshoz szükséges betűtípus legalább 10 pontos méretű. Ezért a legjobb, ha minden gondolatát egy lapon tárolja, hogy ne kelljen több oldalról információkat küldeni.
3. lépés
Minden információt világosan és tömören közöljön. A faxba küldendő levélben csak azt írja, ami hasznos és érdekes lesz a címzettje számára. Ha például konkrét kérést küldtek Önnek, akkor pontosan válaszoljon rá, a témától való eltérés nélkül stb.
4. lépés
Ne helyezzen betűkbe kis képeket vagy rajzokat, azok elmosódhatnak, és ennek eredményeként a címzett csak negatív véleményt fog kapni rólad vagy cégéről. Az üzenet végén feltétlenül adja meg címét, telefon- / faxszámát vagy egyéb elérhetőségét.
5. lépés
Nyomtassa ki a levelét. Vizsgálja meg a dokumentum nyomtatási minőségét, jónak kell lennie, minden betűnek világosnak és nem homályosnak kell lennie, hogy a címzett elkészíthesse a szöveget. Ha hiányosságokat talál, javítsa ki és nyomtassa ki újra a levelet.
6. lépés
Nyissa ki a fax dokumentumadagoló tálcáját. Általában a gép hátulján található. Helyezze be levelét arccal lefelé. Ha több lapja van, ellenőrizze, hogy a faxkészülék támogatja-e a tömeges küldést, ha nem, akkor mindegyik lapot külön kell behelyeznie.
7. lépés
Várja meg a hangjelzést, a gépnek fel kell vennie a papírt. Tárcsázza a címzett faxszámát. Várja meg a választ a vezeték másik végén.
8. lépés
Mutassa be magát, és jelezze, hogy szeretné elküldeni a faxot. Nyomja meg a "Start" gombot a címzettel együtt (általában azt mondják: "Start"). A fax elküldésre kerül, ha minden lépés befejeződött. Ne cserélje ki a csövet, amíg a papír végig nem jutott a gépen.
9. lépés
Kattintson a "Kapcsolat" gombra, és adja meg, hogy a levelet elküldték-e a címzettnek (hogy a fax átment-e). Ha a megjelenítés minősége gyenge, próbálkozzon újra az összes lépéssel.
